Rejestracja obywatela Ukrainy z nadaniem numeru Pesel

Rejestracja obywatela Ukrainy,  nadanie numeru Pesel, utworzenie profilu zaufanego

/realizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa/

Wydział/Jednostka prowadząca

Urząd Gminy Kleszczewo

Kto może się zarejestrować:

1/ obywatel Ukrainy,

2/ obywatel Ukrainy posiadający Kartę Polaka,

3/ członkowie najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającej Kartę Polaka,

4/ małżonek obywatela Ukrainy, nie posiadający obywatelstwa ukraińskiego,

którzy przybyli na terytorium Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa w okresie od 24 lutego 2022 r.

Na podstawie tej ustawy nie mogą rejestrować się obywatele Ukrainy posiadający:

1/ zezwolenie na pobyt stały,

2/ zezwolenie na pobyt czasowy,

3/ status uchodźcy,

4/ ochronę uzupełniającą,

5/ zgodę na pobyt tolerowany,

którzy:

6/ złożyli  w Polsce wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej lub zadeklarowali złożenie takiego wniosku / lub w imieniu których wnioski takie zostałe złożone lub których takie deklaracje zamiaru dotyczą/.

Szanowni Państwo obowiązuje rezerwacja wizyt.

Rezerwacji można dokonać:

• dzwoniąc pod nr 61 817 60 33 wew. 133, wew. 132

Wymagane dokumenty:

- wypełniony wniosek,

- zdjęcie paszportowe, / kolorowe na papierze fotograficznym  w formacie 35 mm x 45 mm /szerokość x wysokość/ - więcej na obywatel.gov.pl

- posiadane dokumenty: paszport, dowód ukraiński, akt urodzenia dziecka, ukraińskie prawo jazdy oraz inne dokumenty potwierdzające tożsamość

- obecność w urzędzie przy składaniu wniosku/ od osób powyżej 12 roku życia pobierane są odciski palców/

Opłaty

Opłaty skarbowej od czynności urzędowej nie pobiera się.

Termin i sposób załatwienia

Sprawa jest załatwiana w terminie ustalonym z pracownikami urzędu, po uprzednim kontakcie telefonicznym.

Osoba otrzymuje powiadomienie o nadaniu nr Pesel.

Jeżeli wnioskodawca- obywatel Ukrainy podał  dane do Rejestru Danych Kontaktowych  oraz  zaznaczył zgodę na wprowadzenie danych możliwe jest utworzenie profilu zaufanego.

Podstawa prawna

-  ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa

Inne informacje

- w imieniu dzieci do lat 12 występuje jeden z rodziców,

- jeśli dziecko do lat 12 posiada paszport, dowód ukraiński lub akt urodzenia, dziecko nie musi być obecne przy składaniu wniosku przez jednego z rodziców,

- jeśli dziecko do lat 12 nie posiada dokumentów i ustalenie tożsamości następuje w oparciu o oświadczenie  jednego z rodziców, musi być obecne przy składaniu wniosku,

- od osób powyżej 12 roku życia pobierane są odciski palców.

Obowiązek informacyjny

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 - odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Wójt Gminy Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem - Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Wójtem Gminy Kleszczewo można się skontaktować poprzez adres e-mail:  urzad@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator - Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Wójt Gminy Kleszczewo - wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail:  iod@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia Kierownik urzędu stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJIMIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Pliki do pobrania

• oświadczenie o wyjeździe z Polski UKR_ED_popr1
• wniosek o PESEL dla UKR_wersja 5