Ślub cywilny

ŚLUB CYWILNY

INFORMACJE OGÓLNE I WYMAGANE DOKUMENTY

Po podjęciu decyzji o zawarciu małżeństwa i jego przewidywanym terminie przyszli małżonkowie zwracają się osobiście, telefonicznie lub drogą e-mailową do urzędu o wprowadzenie do Systemu Rejestrów Państwowych ich aktów urodzeń i innych aktów stanu cywilnego mających wpływ na ich stan cywilny /rozwiedziona/y, wdowa/wdowiec/.

Załączniki

• Zapewnienie (jest to dokument sporządzany w urzędzie, w którym każda z osób zamierzających zawrzeć małżeństwo przedstawia informacje o sobie oraz składa pisemne oświadczenie, że nie zachodzą przeszkody uniemożliwiające zawarcie małżeństwa określone w art. 10 - 15 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy). Dodatkowo, jeżeli osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo mają wspólne dziecko (dzieci), przedstawiają o tym informację w zapewnieniu oraz oznaczenie ich aktów urodzeń i urzędu stanu cywilnego, w którym zostały sporządzone. 
  Wszystkie dzieci tych samych rodziców muszą nosić to samo nazwisko. Nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa musi być więc tożsame  z nazwiskiem dzieci już urodzonych.
• Zezwolenie na zawarcie małżeństwa jeżeli wymagają tego przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
• Oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński mogą zostać odebrane poza urzędem stanu cywilnego, na wniosek osób zamierzających zawrzeć małżeństwo, jeżeli:

- osoba jest w stanie zagrożenia życia lub zdrowia

- wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa zapewnia zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.

• Cudzoziemcy przedkładają dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem mogą zawrzeć małżeństwo, z zastrzeżeniem, że jeżeli otrzymanie tego dokumentu napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, sąd na wniosek cudzoziemca może zwolnić go od złożenia dokumentu (jeżeli na podstawie ww. dokumentu nie będzie możliwe ustalenie danych niezbędnych do sporządzenia aktu małżeństwa wówczas osoba przedkłada odpis aktu urodzenia, a jeżeli pozostawała już w związku małżeńskim – odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu albo stwierdzeniu jego nieistnienia albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie lub unieważnienie albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa.

Do wglądu:

• Dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)

MIEJSCE ZAŁATWIENIA SPRAWY

Urząd Gminy Kleszczewo, ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo

Informacja: pokój nr 2, tel. 61 8176 033 wew. 132 lub 133

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY

• Obywatele polscy przy zapewnieniach nie przedstawiają aktów urodzenia i dokumentów stwierdzających ustanie małżeństwa. Dokumenty te są pobierane z Systemu Rejestrów Państwowych. Akty do systemu Rejestrów Państwowych są wprowadzane na wniosek i z urzędu. Przed przybyciem do urzędu w celu złożenia zapewnień przyszli małżonkowie zwracają się osobiście, telefonicznie lub drogą e-mailową do urzędu o wprowadzenie do Systemu Rejestrów Państwowych ich aktów.
• Osobiste złożenie przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego pisemnych zapewnień o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (ważność zapewnień wynosi 6 miesięcy od daty jego złożenia przez obie osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo). Składanie zapewnień - obywatele polscy – niezwłocznie, cudzoziemcy – po analizie dokumentów.
• Ustalenie terminu planowanego ślubu (osobiście w dniu złożenia pisemnych zapewnień). Małżeństwo przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego nie może być zawarte przed upływem jednego miesiąca od dnia złożenia zapewnienia. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może zezwolić na zawarcie małżeństwa przed upływem wymienionego terminu, jeżeli przemawiają za tym ważne względy
• Złożenie przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w obecności dwóch pełnoletnich świadków
• Sporządzenie aktu małżeństwa następuje na podstawie protokołu przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński - najpóźniej w następnym dniu roboczym licząc od dnia zawarcia małżeństwa (z urzędu wydawany jest jeden bezpłatny odpis skrócony aktu małżeństwa).

Uwaga! Udział biegłego lub tłumacza przy składaniu oświadczeń przewidzianych w ustawie lub w procedurze związanej z zawarciem związku małżeńskiego zapewniają osoby składające te oświadczenia lub osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo, jeżeli nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo zapewniają udział biegłego lub tłumacza także wtedy, gdy świadkowie nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego.

OPŁATY

Opłata dodatkowa w wysokości 1000 zł stanowiąca dochód gminy (dotyczy przypadku kiedy przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć związek małżeński ma nastąpić poza urzędem stanu cywilnego na trenie gminy Kleszczewo).

Opłatę skarbową i dodatkową wnosi się na rachunek Gminy Kleszczewo.

Nr konta: 25 9076 0008 2001 0015 1106 0001

Opłatę można uiścić w kasie Urzędu Gminy w Kleszczewie.

TRYB ODWOŁAWCZY

W terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie dokonania czynności przysługuje złożenie wniosku do sądu właściwego ze względu na siedzibę urzędu stanu cywilnego o rozstrzygnięcie, czy przyczyny odmowy wskazane w otrzymanym zawiadomieniu są zasadne.

DODATKOWE INFORMACJE

• Dokumenty wydane w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez: tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula (nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.).
• Dokumentami potwierdzającymi ustanie, unieważnienie albo stwierdzenie nieistnienia małżeństwa są w szczególności:
• Odpis skrócony aktu zgonu lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego poprzedniego małżonka
• Odpis prawomocnego orzeczenia sądu o rozwodzie
• Odpis prawomocnego orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa
• Odpis prawomocnego orzeczenia sądu ustalającego nieistnienie małżeństwa.
• Na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo kierownik urzędu stanu cywilnego może przyjąć oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego w okręgu rejestracji stanu cywilnego, w którym jest on właściwy, jeżeli wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa zapewnia zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie może przyjąć oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński  ponieważ wskazane we wniosku miejsce nie zapewnia zachowania uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwa osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński pisemnie odmawia on przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński we wskazanym miejscu.

Obowiązek informacyjny

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 - odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Wójt Gminy Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem - Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Wójtem Gminy Kleszczewo można się skontaktować poprzez adres e-mail:  urzad@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator - Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Wójt Gminy Kleszczewo - wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail:  iod@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia Kierownik urzędu stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

 PODSTAWA PRAWNA                               

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 2064 ze zm.)
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 682)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 1827 ze zm.)
• Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r., Nr 43, poz. 224 ze zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 180)

Z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa obywateli podczas ceremonii ślubu cywilnego, w Sali Ślubów w Kleszczewie może przebywać 16 osób, w tym osoby zawierające małżeństwo oraz świadkowie. Do limitu nie wlicza się kierownika USC.

Wszystkie osoby obecne podczas uroczystości, poza osobami zwierającymi związek małżeński, obowiązane są do zakrywania ust    i nosa.