Zaświadczenie o stanie cywilnym

ZAŚWIADCZENIE O STANIE CYWILNYM

INFORMACJE OGÓLNE I WYMAGANE DOKUMENTY

Wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu za pośrednictwem skrzynki podawczej na platformie e-PUAP

Załączniki:

• wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym
• oświadczenie o nieistnieniu okoliczności mających wpływ na stan cywilny nieodzwierciedlonych w rejestrze stanu cywilnego, składane pod rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego zeznania – zgodnie z art. 233 § 1  w związku z § 6 Kodeksu karnego

Do wglądu:

• dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)

MIEJSCE ZAŁATWIENIA SPRAWY

Urząd Gminy Kleszczewo, ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo

Informacja: pokój nr 2, tel. 61 8176 033 wew. 132 lub 133

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY

• zaświadczenie o stanie cywilnym wydawane jest wyłącznie osobie, której dotyczy
• jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym złożony został do kierownika urzędu stanu cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego (Urząd Stanu Cywilnego w Kleszczewie) wydanie zaświadczenia realizowane jest w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku
• jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym złożony został do kierownika urzędu stanu cywilnego, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie zaświadczenia realizowane jest w terminie do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku
• w przypadku odmowy wydania zaświadczenia – wnioskodawca otrzyma postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

OPŁATY

OPŁATA SKARBOWA

Opłatę skarbową wnosi się na rachunek Gminy Kleszczewo.

Nr konta: 25 9076 0008 2001 0015 1106 0001

Opłatę można uiścić w kasie Urzędu Gminy w Kleszczewie.

TRYB ODWOŁAWCZY

W terminie 7 dni od dnia otrzymania postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Wojewody Wielkopolskiego za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczewie.

DODATKOWE INFORMACJE

Zaświadczenie ważne jest przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.

Obowiązek informacyjny

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 - odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Wójt Gminy Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem - Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Wójtem Gminy Kleszczewo można się skontaktować poprzez adres e-mail:  urzad@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator - Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Wójt Gminy Kleszczewo - wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail:  iod@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia Kierownik urzędu stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

 PODSTAWA PRAWNA                               

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 2064 ze zm.)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz.1257)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 1827 ze zm. II wydawanie zaświadczeń 1 pkt.2/
• Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 262 ze zm.)
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 570)
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1137 ze zm.)
• Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r., Nr 43, poz. 224 ze zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 194).

Pliki do pobrania

• Wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym