Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

WNIOSEK O WYDANIE ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO

INFORMACJE OGÓLNE I WYMAGANE DOKUMENTY

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu za pośrednictwem skrzynki podawczej na platformie e-PUAP (za wyjątkiem wniosków o wydanie skróconych odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego, ponieważ przepisy nie przewidują ich wydania w formie dokumentu elektronicznego)

Załączniki:

• wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego
• dokument stwierdzający uprawnienie do otrzymania odpisu (w przypadku ubiegania się o dokument przez osobę, która posiada interes prawny)
• prawomocne postanowienie sądu o ustanowienie opieki prawnej (w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny)
• oryginał pełnomocnictwa (w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika)
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej

Do wglądu:

• dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)

Do odbioru odpisu aktu cywilnego należy przedstawić:

• dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)

MIEJSCE ZAŁATWIENIA SPRAWY

Urząd Gminy Kleszczewo, ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo

Informacja: pokój nr 2, tel. 61 8176 033 wew. 132 lub 133

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY

Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego albo decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

• Jeżeli rejestracja urodzenia, małżeństwa lub zgonu miała miejsce po 01 marca 2015 r. lub akt znajduje się w bazie Systemu Rejestrów Państwowych, wydanie odpisu aktu następuje bezzwłocznie.
• Jeżeli odpis będzie wydawany z księgi przechowywanej przez USC Kleszczewo  wydanie odpisu następuje w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
• Jeżeli odpis będzie wydawany z księgi, której nie przechowuje USC Kleszczewo, wydanie odpisu następuje w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

OPŁATY

OPŁATA SKARBOWA

Opłatę skarbową wnosi się na rachunek Gminy Kleszczewo.

Nr konta: 25 9076 0008 2001 0015 1106 0001

Opłatę można uiścić w kasie Urzędu Gminy w Kleszczewie.

TRYB ODWOŁAWCZY

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego stronie przysługuje wniesienie odwołania do Wojewody Wielkopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmownej.

DODATKOWE INFORMACJE

• Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.
• Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnemu (dzieci, wnuki), rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.
• Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.
• Odpis zupełny aktu stanu cywilnego - stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.
• Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. (UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie e-PUAP nie jest wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu). Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy e-PUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu).
• Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Obowiązek informacyjny

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 - odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Wójt Gminy Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem - Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Wójtem Gminy Kleszczewo można się skontaktować poprzez adres e-mail:  urzad@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator - Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Wójt Gminy Kleszczewo - wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail:  iod@kleszczewo.pl lub pisemnie na adres:  ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia Kierownik urzędu stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 2064 ze zm.)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 1257)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 1827 ze zm.)
• Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 262 ze zm.)
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 570)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 194)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330)
• Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r., Nr 166, poz. 1735).

Pliki do pobrania

• Wniosek o odpis aktu zgonu
• Wniosek o odpis aktu urodzenia
• Wniosek o odpis aktu małżeństwa
• Pełnomocnictwo